GESTIONANDO LAS REUNIONES

reunionTodo trabajador que se precie conoce la importancia de las reuniones. Son herramientas útiles para llegar a acuerdos y definir conceptos que se necesitan para el desarrollo del trabajo individual.  No obstante, las reuniones son un arma de doble filo, pues de no ser aprovechadas de manera adecuada pueden suponer grandes pérdidas de tiempo laboral. Por ello, a la hora de realizar y gestionar reuniones, es importante tener en cuenta una serie de aspectos que facilitarán el funcionamiento y efectividad de ellas.

Convocatoria por necesidad. Reunirse significa que muchas personas dejen de realizar o llevar a cabo su trabajo o acciones. Por ello, es importantísimo asegurarnos de que es completamente necesario llevar a cabo esa reunión y que el tiempo destinado a ella va a merecer la pena. En caso negativo, existen otros medios más concretos que pueden ayudarnos a solucionar aquello que deseamos tratar como un correo electrónico, una llamada, etc.

Preparación del contenido. Es esencial ir a una reunión preparado, es decir, con los temas que necesitas tratar estudiados o apuntados. Una libreta o agenda en la que enumeres todos los detalles o temas a tratar será de mucha ayuda y utilidad.

La hora es fundamental. Es importante no llevar a cabo reuniones a primera hora de la mañana, puesto que no habremos podido organizarnos los contenidos del día y, al mismo tiempo, estaremos pendientes de aquellas cosas que nos quedan por tratar o solucionar. A media mañana o primera hora de la tarde, puede ser una hora idónea para reunirse con tranquilidad.

El final debe culminar con un resumen aclarador. Es la mejor manera de asegurarnos que el público ha comprendido qué deben hacer y cuándo. De esta forma, asentamos los conceptos tratados en la reunión y nos aseguramos de que cada quien sabe qué le corresponde.

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